Die Personalakte ist eine Sammlung von Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer dokumentiert.
Der Arbeitgeber legt meist direkt zu Beginn des Arbeitsverhältnisses eine Personalakte an. Dabei handelt es sich oft nicht mehr um Papierakten, sondern um digitale Dokumente. Übliche Inhalte einer Personalakte sind zum Beispiel die Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag mit Stellenbeschreibung, Weiterbildungsnachweise, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen sowie Beurteilungen des Arbeitnehmers.
Der Arbeitgeber kann frei entscheiden, welche Dokumente und Einträge in die Personalakte kommen. Die einzige Voraussetzung ist, dass sie wahrheitsgemäß sind. Persönliche, politische oder religiöse Interessen des Arbeitnehmers gehören nicht hinein. Auch die Unterlagen des Betriebsarztes müssen aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht getrennt aufbewahrt werden.
Personalakten sind streng vertraulich. Nur direkte Vorgesetzte dürfen sie einsehen, nicht aber Dritte wie andere Abteilungsleiter, Kollegen oder Kunden. Jeder Arbeitnehmer und Auszubildende hat das Recht, seine Personalakte einzusehen und Kopien davon zu machen. Dabei darf er vom Betriebsrat oder betriebsfremden Personen wie einem Rechtsanwalt oder einer anderen Person seines Vertrauens begleitet werden.
Vor einer Abmahnung oder einer anderen nachteiligen Beurteilung muss der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter anhören. Die Äußerung oder schriftliche Gegendarstellung des Arbeitnehmers muss in die Personalaktie mitaufgenommen werden. Abmahnungen sollten je nach Schwere des Vorfalls nach einiger Zeit aus der Personalakte gelöscht werden üblicherweise nach zwölf bis 42 Monaten. Einen gesetzlichen Anspruch auf Löschung gibt es jedoch nicht. Betroffene Arbeitnehmer sollten bei Bedarf direkt ihren Arbeitgeber darauf ansprechen.
Quelle: JoB, BMAS, Feb. 2016